실습 — 마감 임박 RFP 알림 워크플로

목표 — “마감 7일 이내면 담당자에게 알림 메일”이라는 고정 절차를 워크플로로 만들고 에이전트가 도구로 호출하게 합니다. 조건 분기 + 발송 + HITL까지 결정적 프로세스의 기본형입니다. ⏱ 약 25분 · 전제: 실습 ⓪ 주 에이전트 생성 완료 📎 실습 파일: 복붙용_알림워크플로설정.txt

왜 필요한가

“마감이 임박하면 알린다”는 판단이 아니라 절차입니다 — 매번 같은 조건, 같은 형식, 같은 수신자 규칙. 이런 일을 지침으로 시키면 실행이 흔들립니다. 워크플로로 고정하고 에이전트는 호출만 하게 합니다. (전체 접수 자동화는 실습 ⑧에서 — 여기서는 도구화의 기본형만.)

A. 워크플로 생성

Build 탭 → Tools → Add a tool → + Add → Workflow 선택
이름: 마감 임박 RFP 알림 (복붙용 파일 [1])
입력(Inputs) 3개 정의 (복붙용 파일 [3]): noticeName(공고명) · dueDate(마감일) · recipient(이메일)
노드 구성 (복붙용 파일 [4]):
- 조건: dueDate가 오늘부터 7일 이내인가?
- 예 → Outlook - Send an email (제목: [마감 임박] {noticeName} — 제안 마감 {dueDate}, 본문은 [5] 템플릿)
- 아니오 → “여유 있음” 메시지 반환
Save → Publish — 게시해야 에이전트가 호출할 수 있습니다

B. 도구 설명 + HITL

에이전트 Build 탭으로 복귀 → Tools 목록에서 워크플로 확인
도구 설명 (복붙용 파일 [2]): 검토 중인 RFP의 제안 마감일이 임박했을 때 담당자에게 알림 메일 초안을 만들어 보낸다. 공고명, 마감일, 수신자 이메일을 입력으로 받는다
지침에 확인 게이트 추가 — 메일 발송은 되돌릴 수 없으므로: 알림 메일은 발송 전 반드시 공고명·마감일·수신자를 보여주고 사용자 승인을 받는다

C. 테스트

Preview에서 (복붙용 파일 [6]):

'업무포털 구축' RFP 마감이 2026-08-21이야. 나(본인 메일)에게 마감 알림 보내줘

관찰 포인트 — ① 에이전트가 발화에서 입력 3개를 추출해 워크플로에 전달하는지 ② 승인 게이트가 발송 전에 작동하는지 ③ 마감이 먼 날짜로 바꾸면 “여유 있음” 분기를 타는지.

💡 실습 ③의 검토요청목록과 결합하면 “검토중 RFP 전체를 확인해서 임박한 건마다 알림”까지 확장됩니다 — 도구 2개의 협업입니다.

D. (선택 확장) AI 노드로 다듬어 Teams 게시

메일 대신 팀 채널 공지로 바꾸고, 문안을 AI가 다듬게 합니다:

메일 노드 앞에 프롬프트(AI) 노드 추가: 아래 알림 내용을 팀 공지 톤으로 정중하고 간결하게 다듬어라: {본문}
발송 노드를 Teams - Post message in a chat or channel로 교체 (연습용 채널)
테스트 — 거친 입력이 정중한 공지로 다듬어져 게시되는지 확인

결정적 절차(조건·게시) 사이에 AI 단계 하나를 끼워 넣는 것 — 워크플로와 추론의 분업을 한 흐름 안에서 체험합니다.

마무리 확인

워크플로가 게시(Publish) 상태다
자연어 발화 → 입력 3개 자동 추출 → 조건 분기 정상 작동
발송 전 사용자 승인(HITL) 이 지침으로 고정됐다

이론: M2-4f. 워크플로 · 심화: ⑧ RFP 접수 워크플로 · M2-4 도구로

출처: Add a tool to an agent (MS Learn) · Agent flows and workflows overview (MS Learn)