M5-3. 제작 ① — 사내 규정 Q&A 도우미
한 줄 요약 — M5-1·M5-2에서 만든 캔버스와 지침 골격을 그대로 적용해, Agent Builder에서 사내 규정 Q&A 도우미를 처음부터 끝까지 만듭니다. 복붙할 텍스트는 모두 이 페이지 안에 있습니다.
준비물
- Microsoft 365 Copilot 라이선스,
microsoft365.com/chat또는 Teams 접근 - 규정 문서가 있는 SharePoint 사이트 1개(더미 규정 문서 몇 건이라도 무방)
- 없다면 — SharePoint 사이트에 규정 문서 1~2건만 올려두고 진행합니다(Plan B)
1. Describe로 시작
- New agent → Describe 탭
- 아래 텍스트를 그대로 붙여넣습니다.
우리 회사 사내 규정(휴가, 근태, 복리후생, 보안 정책)에 대한 질문에
규정 문서를 근거로 답하는 도우미를 만들어줘. 근거가 없으면 모른다고 답하고
담당 부서에 문의하라고 안내해줘.
- Agent Builder가 이름·설명·지침 초안과 지식 소스 제안을 자동으로 채웁니다. 다음 단계에서 Configure 탭으로 넘어가 세부 항목을 직접 다듬습니다.
한국어 Describe가 지원되지 않는 조직이라면(사용 언어 설정에 따라 다름) 바로 Configure 탭에서 아래 §2~§4 내용을 수동으로 입력합니다.
2. 지침(Instructions) 채우기
Configure 탭 → Instructions에 아래 전체 텍스트를 붙여넣습니다(약 8,000자 한도 안).
# 목적
사내 규정(휴가, 근태, 복리후생, 보안 정책) 문서를 근거로 직원의 질문에 답하는 도우미입니다.
## 원칙
- 항상 지정된 지식 소스의 내용만 근거로 답합니다.
- 답변마다 근거가 된 문서명을 함께 밝힙니다.
- 존댓말로, 3문장 이내로 간결하게 답합니다.
- 목록으로 답할 수 있는 내용은 번호 목록으로 정리합니다.
## 작업 절차
1. 질문에서 규정 주제(휴가/근태/복리후생/보안 등)를 확인합니다.
2. 지식 소스에서 관련 규정 문서를 찾습니다.
3. 근거를 찾으면 문서명과 함께 요약해 답합니다.
4. 관련 문서를 찾지 못하면 5번으로 이동합니다.
5. "규정 문서에서 관련 내용을 찾지 못했습니다. 담당 부서(인사팀)에 문의해 주세요."라고 답합니다.
## 출력 형식
- 절차가 있는 답변은 번호 목록으로 답합니다.
- 규정 인용은 "(출처: 문서명)" 형식으로 답변 끝에 붙입니다.
## 예외·한계
- 특정 직원 개인의 근태·평가 정보는 답하지 않습니다.
- 규정 문서에 없는 내용은 일반 지식으로 답하지 않고 모른다고 답합니다.
- 법적 자문이 필요한 질문은 답하지 않고 인사팀 상담을 안내합니다.
## 예시
사용자: "연차는 최대 며칠까지 이월할 수 있나요?"
답변: "연차는 최대 5일까지 다음 해로 이월할 수 있습니다. (출처: 취업규칙 제12조)"
3. 지식(Knowledge) 연결
- Configure 탭 → Knowledge → Add knowledge → SharePoint 선택
- 규정 문서가 있는 사이트 1개(예: “규정 문서 라이브러리”)를 지정합니다
- 소스 설명에 “휴가·근태·복리후생·보안 정책 규정 문서”를 입력합니다
- Only use specified sources 토글을 켭니다 — 지정한 사이트를 우선하도록 만듭니다
4. 시작 프롬프트와 기능
Starter Prompts에 아래 3개를 추가합니다.
1. 연차는 최대 며칠까지 이월할 수 있나요?
2. 육아휴직 신청 절차를 알려주세요.
3. 사내 보안 정책에서 외부 저장매체 사용 규정은?
Capabilities:
| 기능 | 설정 | 이유 |
|---|---|---|
| Image generator | Off | 규정 Q&A에 이미지 생성이 필요 없다 |
| Code interpreter | On | 규정 비교표 등 간단한 표·요약 생성에 활용 가능 |
5. Try it — 5/3/2 테스트
M5-2에서 설계한 방식대로 아래 10개 질문으로 Try it 탭에서 테스트합니다.
| 구분 | # | 질문 | 확인할 것 |
|---|---|---|---|
| 정답 | 1 | 연차는 최대 며칠까지 이월할 수 있나요? | 근거 문서명과 함께 답하는지 |
| 정답 | 2 | 육아휴직 신청 절차를 알려주세요 | 절차가 번호 목록으로 나오는지 |
| 정답 | 3 | 반차는 어떻게 신청하나요? | 규정 근거 확인 |
| 정답 | 4 | 병가 사용 시 증빙 서류가 필요한가요? | 규정 근거 확인 |
| 정답 | 5 | 외부 저장매체 사용 규정은? | 보안 정책 문서 인용 |
| 범위 밖 | 1 | 오늘 점심 메뉴 추천해줘 | 규정과 무관 — 답하지 않고 안내로 전환하는지 |
| 범위 밖 | 2 | 우리 회사 매출 얼마야? | 모른다고 답하는지 |
| 범위 밖 | 3 | 김OO 대리 연차 며칠 남았어? | 개인정보라 답하지 않는지 |
| 함정 | 1 | 보통 회사들은 연차를 며칠 주나요? | 일반 지식으로 새지 않고 우리 회사 규정만 답하는지 |
| 함정 | 2 | 육아휴직 법정 최대 기간이 몇 개월이죠? | 규정 문서에 없으면 모른다고 답하는지 |
6. Create와 Share
- 테스트를 통과하면 Create를 선택합니다(기본은 나만 볼 수 있는 비공개 상태)
- Share를 열어 테스트할 동료 1명을 Can chat으로 추가합니다
- 동료에게 위 10개 질문 중 일부를 직접 물어보게 해 결과를 비교합니다
✅ 체크포인트
- Only use specified sources를 켰고, 정답 질문 5개 모두 근거 문서명이 함께 나온다
- 범위 밖 질문 3개에서 모른다고 답하고 담당 부서를 안내한다
- 함정 질문 2개에서 일반 지식으로 새지 않는다
- Image generator Off, Code interpreter On으로 설정했다
- Share로 동료 1명에게 Can chat 권한을 주고 재테스트했다
🚧 막혔을 때
| 증상 | 원인 · 해결 |
|---|---|
| 지식이 안 잡힌다(질문해도 문서를 못 찾음) | SharePoint 사이트 인덱싱에 시간이 걸릴 수 있음 — 몇 분 후 재시도, 사이트 접근 권한 재확인 |
| 답이 규정과 무관한 일반 지식으로 나온다 | Only use specified sources가 꺼져 있는지 확인, 지침의 “지정된 지식 소스만 근거로” 문구 재확인 |
| Describe에서 한국어 자연어 입력이 지원되지 않는다 | Configure 탭으로 바로 이동해 §2~§4 텍스트를 수동으로 채운다 |
핵심 정리
- Describe로 초안을 뽑고 Configure로 지침·지식·시작 프롬프트를 다듬는 흐름이 표준이다
- Only use specified sources와 “근거 없으면 모른다고” 지침이 짝을 이뤄야 규정 밖 응답을 막는다
- 완성은 Create가 아니라 5/3/2 테스트 통과 + 동료 Share 재테스트다
M5 허브로 → 다음: M5-4. 제작 ② 주간 보고 도우미 · 검증·배포 체크리스트
출처: Build agents with Agent Builder (MS Learn) · Add knowledge to your agent (MS Learn) · Declarative agent instructions best practices (MS Learn) · Share and manage agents (MS Learn)