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기술문의 답변서 작성 절차

기술문의 답변서 작성 절차

목적

고객·대리점으로부터 접수된 기술문의에 대해 부서·담당자마다 다르게 작성되던 답변서를, 「기술문의_답변서_템플릿.docx」(SOLUM-TECH-003)의 표준 7항목 순서·문구 규칙에 맞춰 항상 같은 형식으로 초안을 생성한다.

활성화 조건

사용자 요청에 “답변서”, “회신 초안”, “기술문의 답변” 중 하나와 제품군·품번(SM-P/SM-E/SM-S 계열)이 함께 언급되면 이 스킬을 사용한다.

절차

1. 문의 내용에서 다음 7항목을 추출·정리한다: ① 문의번호/접수일 ② 고객사/문의자 ③ 제품/품번 ④ 문의 요약 ⑤ 원인/검토 결과 ⑥ 조치/답변 내용 ⑦ 후속 조치
2. ① 문의번호는 YYYYMMDD-부서코드-순번 형식(예: 20260910-QA-003)을 따른다. 부서코드가 확인되지 않으면 사용자에게 되묻는다.
3. ③ 제품/품번은 정식 표기(예: SM-P110, SM-E29)로 쓰고 약칭·구두 표현은 쓰지 않는다.
4. ⑤ 원인/검토 결과는 가능한 한 「품질기준_가이드.docx」(SOLUM-QA-001)·「제품사양_안내.docx」 (SOLUM-TECH-002)의 항목·수치를 직접 인용한다. 근거 문서가 연결되어 있지 않으면 “근거 문서 미확인” 이라고 명시하고 추정하지 않는다.
5. ⑥ 조치/답변 내용은 고객이 바로 실행할 수 있도록 절차형으로 쓰고, “검토하겠습니다” 같은 추상적 표현만으로 마치지 않는다.
6. ⑦ 후속 조치에는 NCR·ECN과 연계된 건이면 관련 문서 번호를 함께 적는다.
7. 클레임 성격의 문의이면 품질기준 가이드의 1차·최종 회신 SLA 기한을 ⑦ 항목에 함께 안내한다.
8. 항목 순서와 번호(①~⑦)를 항상 그대로 유지해 출력한다.

출력 형식

①~⑦ 번호가 붙은 7개 절 순서의 Markdown 목록. 각 절은 1~3문장. 근거 문서를 인용한 경우 문서명· 조항을 괄호로 병기한다.

예외 처리

• 문의 내용에 제품/품번이 없으면 답변서를 생성하지 않고 품번을 먼저 확인한다.
• 근거 문서에서 수치를 찾지 못하면 “검토 필요” 표시를 남기고 담당자 확인을 요청한다.

참조 문서

기술문의_답변서_템플릿.docx(SOLUM-TECH-003) · 품질기준_가이드.docx(SOLUM-QA-001) · 제품사양_안내.docx(SOLUM-TECH-002)